¿Qué
es EDI?
EDI por sus siglas
en inglés (Electronic Data Interchange) es el cambio electrónico de datos
estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación,
utilizando un formato estándar para los documentos comerciales.
¿Cómo
funciona EDI?
Para poder
transportar los documentos comerciales entre empresas es necesario la
implementación de un protocolo de comunicación y/o medio físico, que no es más
que una serie de reglas informáticas secuenciales y ordenadas para llevar a
cabo la transparencia de información.
Medios
de transmisión.
Como es posible
imaginar, la transferencia de datos de manera electrónica es un tema bastante
delicado por lo que una de las redes utilizadas es VAN la cual es privada y únicamente
los usuarios inscritos tendrán acceso a la información.
Las características esenciales
de la red VAN son su seguridad y el cobro por carácter transmitido.
Otro de los
protocolos más utilizados en la transmisión de datos delicados y extremadamente
confidenciales es el AS2 por sus siglas en inglés (Applicability Statement 2) el
cual transporta datos de manera segura y confiable en internet.
La característica principal
de la red AS2 es que los niveles de seguridad se obtienen por el uso de
certificados digitales de identidad y la encriptación de la información.
Formato
de la información.
Ahora bien, si vamos
a transmitir información por medio de internet, será necesario contar con un “lenguaje”
internacional para asegurar que la información que se envié pueda ser
interpretada correctamente.
Los formatos de
información son una serie de especificaciones acerca de la forma, estructura y
lenguaje que debe llevar la información, la cual debe estar bajo estándares internacionales
como: ANSI, ASC, X12, UN/EDIFACT y XML.
Edifact es la
sintaxis internacionalmente aceptable para la transferencia de mensajes
electrónicos mientras que el XML es el formato para el envió y procesamiento de
información en donde se identifican los datos mediante etiquetas o marcas las
cuales nos dicen el significado de los datos, por ejemplo <fecha>.
Traductor del mensaje
Será necesario la implementación
de un software para la interpretación y codificación del mensaje intercambiado
ya que el lenguaje en que es enviado y recibido es bastante complejo y difícil de
entender.
Sistemas
administrativos
La adquisición de un
ERP, pos sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning) es una herramienta
que además de almacenar y administrar la información de la empresa para
consultas de información puede ser utilizada para “traducir” los mensajes
enviados y recibidos vía EDI.
¿Por
qué utilizar EDI?
La integración de
EDI a cualquier organización tiene como
objetivo cubrir la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa
como lo pueden ser su orden de compra y envió de mercancía, hasta la factura y
el pago de la misma con la intervención mínima del ser humano.
EDI permite
disminuir costos y tiempos, ayudando a la productividad y optimización de la
empresa que lo implemente.
En México existen más
de 7 mil empresas de todos los tamaños y sectores que se ven beneficiadas de
esta tecnología como lo son Sears, General Motors, Farmacias del ahorro,
Procter & Gamble, Casa cuervo, Kimberly Clark entre muchos otros más.
El impacto y alcance
que la implementación de EDI puede traer consigo va a depender en gran medida
de las necesidades de cada una de estas, sin embargo, indudablemente el intercambio
electrónico de datos conlleva una reducción de costos administrativos, de
inventarios, de transportación, de oficina y de operación, además reduce el
tiempo de intercambio de información, las aclaraciones y conciliaciones de diferencias
o errores. También existe un cambio significativo en la automatización de la
información lo que repercute en la eficiencia de la organización y en el
incremento de su productividad.
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