¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y cómo funciona?

¿Qué es EDI?

EDI por sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange) es el cambio electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación, utilizando un formato estándar para los documentos comerciales.

¿Cómo funciona EDI?

Para poder transportar los documentos comerciales entre empresas es necesario la implementación de un protocolo de comunicación y/o medio físico, que no es más que una serie de reglas informáticas secuenciales y ordenadas para llevar a cabo la transparencia de información.

Medios de transmisión.

Como es posible imaginar, la transferencia de datos de manera electrónica es un tema bastante delicado por lo que una de las redes utilizadas es VAN la cual es privada y únicamente los usuarios inscritos tendrán acceso a la información.

Las características esenciales de la red VAN son su seguridad y el cobro por carácter transmitido.
Otro de los protocolos más utilizados en la transmisión de datos delicados y extremadamente confidenciales es el AS2 por sus siglas en inglés (Applicability Statement 2) el cual transporta datos de manera segura y confiable en internet.

La característica principal de la red AS2 es que los niveles de seguridad se obtienen por el uso de certificados digitales de identidad y la encriptación de la información.

Formato de la información.

Ahora bien, si vamos a transmitir información por medio de internet, será necesario contar con un “lenguaje” internacional para asegurar que la información que se envié pueda ser interpretada correctamente.

Los formatos de información son una serie de especificaciones acerca de la forma, estructura y lenguaje que debe llevar la información, la cual debe estar bajo estándares internacionales como: ANSI, ASC, X12, UN/EDIFACT y XML.

Edifact es la sintaxis internacionalmente aceptable para la transferencia de mensajes electrónicos mientras que el XML es el formato para el envió y procesamiento de información en donde se identifican los datos mediante etiquetas o marcas las cuales nos dicen el significado de los datos, por ejemplo <fecha>.

Traductor del mensaje

Será necesario la implementación de un software para la interpretación y codificación del mensaje intercambiado ya que el lenguaje en que es enviado y recibido es bastante complejo y difícil de entender.

Sistemas administrativos

La adquisición de un ERP, pos sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que además de almacenar y administrar la información de la empresa para consultas de información puede ser utilizada para “traducir” los mensajes enviados y recibidos vía EDI.

¿Por qué utilizar EDI?

La integración de EDI  a cualquier organización tiene como objetivo cubrir la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa como lo pueden ser su orden de compra y envió de mercancía, hasta la factura y el pago de la misma con la intervención mínima del ser humano.
EDI permite disminuir costos y tiempos, ayudando a la productividad y optimización de la empresa que lo implemente.

En México existen más de 7 mil empresas de todos los tamaños y sectores que se ven beneficiadas de esta tecnología como lo son Sears, General Motors, Farmacias del ahorro, Procter & Gamble, Casa cuervo, Kimberly Clark entre muchos otros más.


El impacto y alcance que la implementación de EDI puede traer consigo va a depender en gran medida de las necesidades de cada una de estas, sin embargo, indudablemente el intercambio electrónico de datos conlleva una reducción de costos administrativos, de inventarios, de transportación, de oficina y de operación, además reduce el tiempo de intercambio de información, las aclaraciones y conciliaciones de diferencias o errores. También existe un cambio significativo en la automatización de la información lo que repercute en la eficiencia de la organización y en el incremento de su productividad.